Privacyverklaring

Voor opdrachtgevers, nabestaanden, websitebezoekers en overige betrokkenen.
Jan Lievenstraat 5, 7482 XC Haaksbergen
info@stamborg-uitvaartzorg.nl | 053-2316902
KvK 58687696

In het kort
Stamborg Uitvaartzorg gebruikt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, wettelijke verplichtingen en een zorgvuldige bedrijfsvoering. Gegevens worden niet verkocht. Deze verklaring licht toe welke gegevens worden verwerkt, waarom, met wie zij kunnen worden gedeeld, hoe lang zij worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie is verantwoordelijk?

Stamborg Uitvaartzorg is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen dienstverlening verwerkt.

Stamborg Uitvaartzorg, Jan Lievenstraat 5, 7482 XC Haaksbergen, KvK 58687696. E-mail: info@stamborg-uitvaartzorg.nl. Telefoon: 053-2316902.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor opdrachtgevers, nabestaanden, contactpersonen, leveranciers, websitebezoekers, bezoekers van een online condoleanceregister of livestream en andere personen van wie Stamborg Uitvaartzorg persoonsgegevens verwerkt.

De AVG geldt niet rechtstreeks voor persoonsgegevens van overleden personen. Stamborg Uitvaartzorg behandelt informatie over overledenen desondanks zorgvuldig en vertrouwelijk. In een uitvaartdossier kunnen bovendien gegevens staan die ook iets zeggen over levende familieleden of andere betrokkenen; daarop is de AVG wel van toepassing.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de opdracht kunnen wij verwerken: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, relatie tot de overledene, handtekening, identificatie- en bevoegdheidsgegevens, betalings- en factuurgegevens, verzekerings- en polisgegevens, communicatie en gemaakte afspraken.

Voor de uitvoering van de uitvaart kunnen ook gegevens van nabestaanden, genodigden, sprekers, dragers, contactpersonen, leveranciers en andere betrokkenen worden verwerkt.

Wij verwerken waar nodig bijzondere of gevoelige gegevens, bijvoorbeeld informatie over gezondheid, geloof of levensovertuiging, familierelaties of medische bijzonderheden die relevant zijn voor verzorging, vervoer, begraven of cremeren. Wij beperken deze verwerking tot wat noodzakelijk is.

Bij digitale diensten kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, datum en tijd van toegang, browser- of apparaatgegevens en beveiligingslogbestanden.

Bij beeld- en geluidsdiensten kunnen foto’s, video, audio, toespraken en bijdragen aan een condoleanceregister worden verwerkt.

4. Hoe verkrijgen wij gegevens?

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van de opdrachtgever of andere betrokkenen, uit documenten die aan ons worden verstrekt, van verzekeraars, gemeenten, zorginstellingen, artsen, uitvaartlocaties, crematoria, begraafplaatsen of andere partijen die bij de uitvoering betrokken zijn.

Wanneer de opdrachtgever persoonsgegevens van anderen verstrekt, verwachten wij dat deze gegevens relevant zijn en dat betrokkenen waar passend over die verstrekking zijn geïnformeerd.

5. Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Uitvoering van de overeenkomst en voorbereidende handelingen: het aannemen en vastleggen van de opdracht, verzorgen en organiseren van de uitvaart, communicatie, rouwdrukwerk, aangifte, reserveringen, vervoer, catering, bloemen, muziek, beeld, livestream, condoleanceregister, nazorg en financiële afwikkeling.

Wettelijke verplichtingen: onder meer administratie- en fiscale bewaarplichten, verplichtingen rond aangifte en registratie en het beantwoorden van bevoegde overheidsinstanties.

Gerechtvaardigde belangen: beveiliging van systemen en locaties, kwaliteitsbewaking, behandeling van klachten, voorkoming van misbruik, incasso en het voeren of onderbouwen van rechtsvorderingen. Wij wegen deze belangen af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

Toestemming: alleen wanneer een verwerking niet op een andere passende grondslag kan rusten, bijvoorbeeld voor bepaalde publicaties, marketing of optionele vormen van beeldgebruik. Toestemming kan worden ingetrokken; dit maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.

Vitale belangen of zwaarwegende noodzaak: alleen in uitzonderlijke spoedsituaties waarin dit wettelijk is toegestaan.

6. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht of die wij wettelijk moeten verstrekken. Dit kan onder meer zijn met gemeenten en burgerlijke stand, artsen en zorginstellingen, vervoerders, verzorgings- en mortuariumdiensten, crematoria, begraafplaatsen, kerken en locaties, drukkers, bloemisten, cateraars, muzikanten, fotografen, audiovisuele en livestreamleveranciers, verzekeraars, banken, accountants, software- en hostingleveranciers, incassodienstverleners, juridisch adviseurs en bevoegde overheidsinstanties.

Waar een leverancier persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, geheimhouding en verwerking. Sommige partijen zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld een gemeente, verzekeraar of bank.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen waar mogelijk dienstverleners die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken wij een wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme en passende waarborgen, voor zover de AVG dit vereist.

Bij digitale platforms kan internationale verwerking afhankelijk zijn van de gekozen leverancier. Nadere informatie kan op verzoek worden verstrekt.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist.

Financiële administratie en facturen worden in beginsel ten minste zeven jaar bewaard voor fiscale verplichtingen.

Het uitvaartdossier en de overeenkomst worden in beginsel zeven jaar na afronding van de opdracht bewaard, tenzij een langere termijn nodig is wegens een lopende verzekering, klacht, vordering, wettelijke verplichting of uitdrukkelijke afspraak.

Kopieën van identiteitsdocumenten worden alleen gemaakt wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is en worden verwijderd zodra de noodzaak vervalt.

Livestreamopnames, tijdelijke downloads en technische logbestanden worden bewaard volgens de gemaakte afspraken en de instellingen van de gebruikte dienst. Stamborg Uitvaartzorg streeft naar verwijdering zodra de afgesproken beschikbaarheidsperiode is verstreken.

Bijdragen aan een online condoleanceregister blijven beschikbaar zolang dit met de opdrachtgever is afgesproken of totdat verwijdering redelijkerwijs wordt verzocht en mogelijk is.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, sterke authenticatie waar beschikbaar, actuele apparatuur en software, beveiligde opslag, zorgvuldige selectie van leveranciers, back-ups en afspraken over vertrouwelijkheid.

Geen enkel systeem is volledig vrij van risico. Bij een beveiligingsincident handelen wij volgens de wettelijke meld- en documentatieverplichtingen en informeren wij betrokkenen wanneer dat vereist is.

10. Website, cookies en contactformulieren

Via de website kunnen technische en communicatiegegevens worden verwerkt. Functionele en noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt om de website goed en veilig te laten werken.

Voor analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies wordt, voor zover wettelijk vereist, vooraf toestemming gevraagd via de cookie-instellingen.

Gegevens die via een contactformulier of e-mail worden verzonden, gebruiken wij om het verzoek te beantwoorden en zo nodig dienstverlening voor te bereiden.

11. Online condoleanceregister, beeld en livestream

Bijdragen aan een condoleanceregister kunnen zichtbaar zijn voor de opdrachtgever, genodigden of het publiek, afhankelijk van de gekozen instellingen. Plaats daarom geen gevoelige informatie over anderen zonder goede reden.

Voor een livestream of opname informeren wij de opdrachtgever over de gekozen toegang en beschikbaarheidsduur. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor zorgvuldige verspreiding van links en toegangscodes.

Bezoekers van een plechtigheid kunnen in beeld of geluid komen. Waar redelijk en mogelijk wordt vooraf kenbaar gemaakt dat opnames of streaming plaatsvinden. Voor afzonderlijke publicatie of promotioneel gebruik wordt een passende grondslag gebruikt en waar nodig toestemming gevraagd.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met voor betrokkenen aanzienlijke rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Een eventuele krediet- of fraudetoets wordt niet zonder menselijke beoordeling gebruikt als enige basis voor een ingrijpend besluit.

13. Rechten van betrokkenen

Voor zover de AVG van toepassing is, kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens of bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. U kunt ook toestemming intrekken.

Een verzoek kan worden gericht aan info@stamborg-uitvaartzorg.nl of per post. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid vast te stellen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; u ontvangt daarover tijdig bericht.

Een recht is niet absoluut. Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld wegens een bewaarplicht, rechten van anderen of de noodzaak voor een rechtsvordering. Een weigering wordt gemotiveerd.

14. Klacht over privacy

Neem bij vragen of klachten eerst contact met ons op, zodat wij de situatie kunnen onderzoeken en waar mogelijk oplossen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wetgeving verandert. De nieuwste versie wordt op onze website beschikbaar gesteld. Voor een concrete overeenkomst geldt de informatie die bij of rond het sluiten ervan is verstrekt, aangevuld met latere relevante informatie.